アールスリーがkintone SIGNPOSTを勝手に解説していくシリーズ！
本文は、kintone SIGNPOSTを読んでいただくとして、kintone SIGNPOSTの各項目についてアールスリーが感じていることや、遭遇したケースなどを紹介します。
STEP.6 6-41「アプリ作成ルール」
kintoneアプリの作成を現場メンバーにまで広げると、初期の管理メンバーが想定しなかったような使われた方をすることがあります。
- ちょっと試しに作ってみた「案件管理」みたいなアプリがたくさんできる
- 似たようなマスターアプリが乱立する
- アプリ名が実際の業務を表しておらず、他の利用者がみてもわからない
書き出すとキリがありません。
現場の人がアプリ作成をするのが嫌になるようなルールを作ってしまうのは逆効果ですが、一定のルールは作成しておくべきです。
kintoneの2021年11月アップデートで、アプリを作成できるスペースを権限設定して制御できるようになったので、これをうまく使って、自由に実験していいスペースと、ちゃんと承認された業務用アプリを置くスペースを分けるのもとてもいいルールだと思います。
ルールは最低限にしておいて、アプリ作成状況を観測して、問題があればそれについて議論していくというのがいいやり方だと思います。
パターンにガイドへのリンクもありますので基本的なところはそちらにお任せするとして、gusuku Customineも活用したやり方を簡単にご紹介しておきます。
2021年10月にkintoneアプリストアに「kintoneアプリ管理」というアプリが追加されています。このアプリは「kintoneシステム管理」の「アプリ管理」のアプリ一覧からダウンロードできるCSVを読み込めるようになっています。
このままだとこのアプリには都度CSVを読み込ませないといけないのですが、gusuku Customineのアプリ管理アプリのレコードを更新するを使うと自動的に更新することができるようになります。
これを使えば存在するアプリの一覧が常に更新されるようになりますのでアプリ作成状況を可視化できます。kintoneシステム管理の画面では管理者しか見られませんが、こちらはkintoneアプリですので全員に公開することも可能ですし、そのコメント欄を使って「このアプリは使っていますか？」などのやりとりを行うこともできます。
ちなみに、アールスリーでは業務に使うkintoneドメインと開発・実験に使うkintoneドメインを分けて複数契約しています。業務に使うメインのドメインは権限はみんなに与えていますが、自由にアプリ作成はしません。
そういった用途は、開発用ドメインで行うことにしています。ですので開発用ドメインは常に無法地帯で混沌としています。そしてつねに1000アプリ上限との戦いをしています。
複数ドメイン契約できる場合は、このように用途によってルールを分けるのも手です。
kintoneでの業務改善・システム開発で困った場合は、弊社で実施している「kintoneよろず相談会」でご相談いただけますので参加してみてください。
