DX（デジタルトランスフォーメーション）とは何でしょうか？
このような流行ワードはかなり広く解釈される傾向があり、ITツールを入れればなんでもDXだと呼ばれてしまう風潮がありますが、DXの本質はITツールの導入ではなく、ITツールを駆使することによって、スピード感を持って時代の変化にビジネスを適合させていくことにあります。
スピード感を持って時代の変化にビジネスを適合させる？
では、スピード感を持って時代の変化にビジネスを適合させるとはどういうことでしょうか？
2020年新型コロナウイルス感染症のパンデミックによって、ビジネスを取り巻く環境は大きく変化しました。この変化にあなたのビジネスは対応できましたか？「出社を7割減らせ」「対面しての打合せは禁止」など、今までとは違う新しいやり方が急速に求められたと思います。
紙での業務や、ITツールがあっても社内からの利用だけに限定されているとこのような状況にスムーズに対応できなくなります。
スピード感を持って変化していくには、
- いつでも作れて・いつでも変えられる
- 情報をデジタルで蓄積できる
- 蓄積した情報を共有できる
- その情報にはセキュリティを担保した上でどこからでもアクセスできる
基盤が必要となります。このような特性を持つツールを導入したとしても、それを使いこなすのに都度外部ベンダーに依頼しているとスピードが出ません。ですので、DXに加えて大事になるのが「内製化」というキーワードになります。
必要なものを、その必要性が一番よくわかっている自社のメンバーで作成する。これが成功するDXの秘訣です。
スマホでもPCでも、情報共有ならキントーン
kintone はこれらの特徴を持ち合わせたツールです。kintone を導入することが目的になってはいけませんが、kintone を基盤として持っておくことで、急な状況の変化にも対応しやすくなります。
弊社の例ですが、2020年にコロナ禍による緊急事態宣言が発令された際にも kintone をはじめとするクラウドツールを活用していたおかげで、スムーズに全員テレワークに移行することができました。
また、既存業務がスムーズに移行できただけではありません。
弊社では、緊急事態宣言を受けて厳しい出社制限を行うために出社を申請制にしましたが、この出社申請・承認の仕組みも kintone があったおかげですぐに用意することができました。kintone の集計機能を利用して、その日に何人出社しているかも即座に把握できるため、弊社のコロナ対策として非常に有効に機能しています。
この情報は全社員に共有され「明後日はは人が多いので出社控えておこう」というような判断ができるようになっています。
Excel共有はやめませんか？
「たいていのことはExcelでできるんじゃないか？」 とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、上で紹介したような基盤としてのExcelには無理があります。Excelでデータを作ればデジタルで蓄積はできますが、「共有」と「どこでもアクセス」に難点があります。
もちろん方法がないわけではないのですが、それなりに準備やそのための費用が必要になるなどお手軽ではないのが難点です。それこそ、コロナ禍による急な変更でこの準備がすぐにできる企業はとても稀です。
また、Excelに蓄積された情報は「データ」と呼び難いケースがとても多いです。
きちんと設計された表であればよいのですが、データとしての形がおかしいと、蓄積されたデータを元にビジネスで新たな価値を生み出すことが難しくなります。
「データ」は正しく蓄積されないと活用できません。
ビジネス環境が変化し新たなデータ活用が必要になるようなケースでも正しいデータが蓄積できているかどうかで差がつきます。
Access のクラウド化で kintone を活用
じゃぁ Access ならデータベースだし大丈夫なのかというと、実はExcelと同じです。Excelとは違い「データ」として使えるものが蓄積しやすいという特徴はありますが、「共有」と「どこでもアクセス」の問題はExcelと同じようにあります。
Access で作ったデータベースをそのまま kintone に移行できるわけではないですが、kintone に移行することでこれらの問題も解消されます。なお、Excel・Access からの移行には注意点もありますので、こちらもご覧ください。
ワークフローの電子化なら kintone
弊社の出社申請の例を上でご紹介しましたが、このアプリは当初 kintone の標準機能だけで作成されました。これはとても急ぐ状況であったため、まず最低限の機能を作ってリリースすることを優先したためです。最初のアプリの作成には実質1時間もかかっていません。
kintone があれば、このように急に必要になったワークフローの仕組みでもさっと作成してしまうことができます。
リリース後、運用がある程度落ち着いてくると、頻繁に利用するアプリであるからこそ色々面倒なところが目立ってきます。
- 必要な情報を入れて保存をした後に「申請」を押すのが面倒
- 1日にたくさん申請が出てくるため、上長は承認するのが面倒
- 出社人数の把握のため上長自身の申請も必要だが自己承認するのが面倒
そこで、弊社 gusuku Customine でカスタマイズを行いました。
- レコード保存時に、申請するかどうかをダイアログで確認して、申請までを一連の流れで行えるように
- 一覧画面上でまとめて一括承認できるように
- 申請者が承認権者の場合は、保存時に自己承認するかどうか確認してその場で承認できるように
このようなカスタマイズを行うことで、負担なく運用できるようになっています。
このアプリは簡単な例ですが、gusuku Customine を利用することで、かなり柔軟なワークフローを実現することができるようになります。 DXは社内システムだけに限定されませんが、社内用途の仕組みはできるだけ簡単に作って、それ以外のことに時間を使えるようにすることも大切です。
さらに kintone と gusuku Customine の場合、開発者でなくても実現できることが重要なポイントです。弊社の 日清食品ホールディングス様の事例 がとてもいい事例ですので、ぜひご覧ください。
日清食品ホールディングス株式会社様 事例紹介
gusuku Customine の機能が増えるたびに、私ができることも増えていく
Notes からキントーンへの移行で足りない機能に困った！
上にあげた特性を満たすために、Notes から kintone への移行を検討する方も増えています。ただ、Notes に比べると kintone は機能的に不足することがよくあります。特に Notes に慣れた方がスムーズに kintone へ移行していただくには、kintone に慣れてもらう以外にも機能的にどうしても実現したいことがたくさんでてきます。
Notes からの移行では、弊社 gusuku Customine を利用していただくケースがたくさんあります。kintone のちょっと足りないというところを、gusuku Customine でカバーしていく形で作れば、スムーズな移行ができます。
Notes を kintone に移行してしまえば、将来業務の変化に合わせてアプリをどんどん作っていけるので、これもDXの基盤として意味のあることだと言えます。
キントーンの管理を任されたらはじめに読む資料
上司から「よし、DXのために kintone 入れるから管理よろしく！」と言われたという方も多いと思います。どうやって勉強したらいいかわからないという方も多いのではないかと思います。
勉強方法によっておすすめの資料がありますので、次のタイプ別に挑戦してみてください。
自分で勉強したいので資料がほしいという方
まずは「ここからはじまる kintone 導入ガイドブック」からはじめてみてください。慣れてきたら「便利に使おうガイドブック」を順に見ていくことをおすすめします。
短時間で一気に勉強したいという方
kintone を短時間で学習できる研修コースです。たくさんの方が受講されており、弊社でも研修を実施できますので、お申込みの際に弊社の実施回を選んでいただくと、研修後に様々な相談をお受けすることもできます。
自分で勉強して挑戦しようとしているが、相談相手がほしい
弊社で提供しているkintone 開発の伴走サービスです。自力で kintone で開発しようという方に向けて、kintone のプロである弊社メンバーが伴走者となりアドバイスを実施します。
