kintone を導入する目的には色々ありますが、事務作業を効率化するために kintone を導入するという会社さんはたくさんおられます。
事務作業効率化で一番槍玉に上がるものといえば「はんこ」ですよね？
この記事では「はんこ」を使う承認業務を効率化する方法についてご紹介したいと思います。
「はんこ」押すのにもう疲れた
「はんこ」業務は何が問題なのでしょうか？みなさんもよくご存知だと思いますが、改めて整理してみましょう。
- 紙の書類のやりとりが必要になるので出社を余儀なくされる（テレワークが進まない）
- 紙だけでなく、物理的な「はんこ」が必要になるので承認場所も限定される
- 「はんこ」を押した日を証明する手段がない
- 「はんこ」を押した人がその「はんこ」の所有者である保証がない
- その「はんこ」が唯一無二のものであるという保証がない
紙の書類を処理するためだけに出社しているという話もよく聞きます。中央省庁でも不必要な押印をなくせという話が出ているように、日本の習慣では無駄な押印がとても多いです。
法的にどうしても「はんこ」が必要な書類もありますが、そういうものを除き「はんこ」の代わりになるより確かなものがあれば「はんこ」は排除していく方がいいと言えます。
「はんこ」の代わりになるもの
「はんこ」の代わりになるものってなんでしょうか？従来は「はんこ」という1つもので済ましていましたが、整理してみると業務によって必要なレベルは違います。
このレベルの違いを3つの業務の観点から整理してみましょう。
閲覧の確認性：見たかどうかを宣言するもの
行為の日付の証明：その行為を行なった日付・時刻を証明するもの
行為の主体の証明：その行為を行なった人が確かにその本人であることを証明するもの
非改ざん証明：その文章・データが改ざんされていないことを証明するもの
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業務 |
閲覧の確認性 |
行為の日付の証明 |
行為の主体の証明 |
非改ざん証明 |
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情報の回覧 |
◯ |
× |
△ |
× |
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社内承認 |
◯ |
△ |
◯ |
△ |
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契約締結 |
◯ |
◯ |
◯ |
◯ |
このように業務によって求められるレベルは異なってきます。そのため「はんこ」業務を効率化する場合は対象の業務によって使うツールを変える必要があります。
「はんこ」のデジタル化の前にプロセスの見直しを
「はんこ」をなくすとなると真っ先に言われるのが、承認業務の電子化です。「はんこ」を押す代わりにPC上でやろうということですね。
でも、ちょっと待ってください。
そもそもその承認が本当に必要なのかを考え直すところからやってみませんか？紙書類が回覧されることを前提とした業務プロセスと、デジタル化を前提とした業務プロセスは、必ずしも同じとは限りません。
現在の業務をそのままデジタル化するのではなく、今まで一本道だったところを並行して走れるようにすることで、意思決定までの時間をスピードアップしたりと、工夫できることがたくさんあります。
ただし、承認業務の見直しは簡単ではありません。権限委譲の社内規定の見直し等も必要になるケースもあるでしょう。かと言って、面倒だからやめようというわけにもいきません。
しかし、「はんこ」をやめるという目標は、この見直しのいいきっかけになります。
ぜひ、まず今の業務を見直すというところからやってみてください。
契約業務に kintone は使える？
先にあげた、業務で要求されるレベルによって最適なツールが異なるという観点では、契約業務はkintone には向いていません。この場合は、kintoneと連携できる電子契約サービスがいくつかありますので、そういったものと連携して利用することをおすすめします。
なぜ kintone が向いていないのかというと「非改ざん証明」ができないからです。kintone のアクセス権を使って編集できないようにしたとしても、管理者が操作すれば、改ざんすることも、最悪、データを消去してしまうこともできてしまいます。
契約業務の場合は、第三者から見ても改ざんされていないことを証明できる必要がありますので、この点で kintone は向いていません。
承認の手間をできるだけ省く
さて、必要な業務の見直しをして、最低限必要な承認が整理できたとしましょう。ここからデジタル化をしていきます。
承認フローのパターンは色々あります。すべてのパターンが kintone で実現できるわけではありません。どういうものができて、どういうものができないかはこちらの記事も参考にしてください。
一般的に承認業務は企業にとって非常に大事な業務なのですが、その業務を行う人にとっては面倒な業務の1つとも言えます。そのため、kintone で承認業務を行えるようにする場合は、工夫をしてできるだけ面倒にならないようにする必要があります。
gusuku Customineを使えばkintone標準機能ではできないような便利機能がたくさん実現できますので、以下の記事を参考に工夫してみてください。
