勝手にkintone SIGNPOST解説 STEP.2 2-16「オープンな閲覧権限」

アールスリーがkintone SIGNPOSTを勝手に解説していくシリーズ!

本文は、kintone SIGNPOSTを読んでいただくとして、kintone SIGNPOSTの各項目についてアールスリーが感じていることや、遭遇したケースなどを紹介します。

STEP.2 2-16「オープンな閲覧権限」

会社の方針として性善説でいくか、性悪説でいくかによって閲覧権限の与え方は変わってくるのですが、2-15 自分たちのガバナンス設計で触れたように、どちらでいくにしても「なんとなく不安」みたいな理由で制限をかけると窮屈なものになってしまいます。

過去に見たことある例で特徴的だったのは、

  • 個々の案件の売上は業務上必要なので担当者に見えていい
  • 一覧では各案件の売り上げは経営者以外には見えないようにしたい

というものでした。これはkintoneの標準機能では制御できずカスタマイズが必要になります。

これをやりたい理由は、一覧で見えていると集計して会社の売り上げをみられてしまうからというものでした。「1つ1つ開いたら見られるなら結局全体を知ることできますよね?」という質問に対しては、「それは数値を拾う手間があるのでいい」ということでした。

もちろん、これがダメということではありません。会社それぞれのポリシーがありますのでそれに合わせて必要な制御は行う必要があります。

ここのポイントは「ポリシーを明確する」ということです。オープンな閲覧権限とはいえ、なんでも見えるようにしろということではなく、見えていいものの基準と見えてはいけないものの基準を明確にしてそれに合わせて権限設定を行うということが大切です。

そして、このポリシーを考えるときに、できるだけ広く閲覧可能にしておくほうが、業務改善が進みやすいということです。

さらに、このポリシーは100社あれば100通りあると思います。他社がどうしているかは気になると思いますし、事例やイベント等で知るのはいいと思います。しかし、それをそのまま適用することはできず、あなたの会社ならどうかということを考えて、あなたの会社のポリシーを作らないといけないということに注意してください。

kintoneでの業務改善・システム開発で困った場合は、弊社で実施している「kintoneよろず相談会」でご相談いただけますので参加してみてください。

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